Tata Cara Menerima Tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan
tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi,
sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak
bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam
menerima tamu.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:
- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.
- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya.
Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:
- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.
- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.
- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya.
Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena
sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis
disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak
merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.
Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.
Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.
Jangan lupa, sebagai
sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan
dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap
dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang
berkepentingan dengan perusahaan.
Menerima tamu adalah sebuah keahlian tersendiri yang perlu diketahui dan dipelajari
oleh semua wanita.
· * Sebaiknya seorang tamu
itu jangan dibiarkan menunggu terlalu lama karena itu akan membuat seorang tamu
tidak nyaman dan memiliki pemikiran yang kurang baik terhadap tuan rumahnya.
· * Hadapilah tamu dengan
tenang dan ramah, jangan lupa untuk tetap memberi kesan serius dan
memperhatikan.
· * Bila ada tamu yang
datang ke rumah Anda dan yang dicari sedang tidak ada dirumah, maka tanyakan
kepada tamu tersebut apakah ingin meninggalkan pesan untuk anggota keluarga
Anda yang dicarinya. Tanyakan dengan sopan dan penuh dengan penghargaan.
· * Jika tamu tersebut
adalah tamu atasan Anda dan atasan ANda tidak ada di tempat sebaiknya
persilahkan tamu untuk mengisi buku tamu dan nomer telponnya yang bisa
dihubungi sehingga Anda bisa memberi kabar kalau bos Anda sudah memiliki waktu
untuk bertemu dengan waktu tersebut.
· * Jika yang dicari oleh
tamu tersebut ada di tempat maka jangan lupa untuk mempersilahkan menunggu
sejenak dan jangan lupa untuk menanyakan apakah sudah membuat janji dengan
orang yang dicari. Ini akan menimbulkan kesan eksklusif di mata tamu
tersebut.Siapkan sebuah majalah atau surat kabar selagi tamu tersebut menunggu.
· * Jika memang orang yang
dicari itu tidak bersedia menemui tamu maka si penerima tamu harus bisa
menyampaikannya secara diplomatis dan tidak merusak citra orang yang dicari,
karena tidak setiap orang bisa menerima tamu setiap saat.
· * Bagi Anda sang penerima
tamu, apa yang Anda katakan dan lakukan di depan tamu akan memberikan kesan
yang mendalam terhadap sang tamu. Oleh karena itu lekuakn semua kegiatan
penerimaan tamu dengan sebaik-baiknya dengan memikirkan banyak aspek yang
mungkin dihadapi.
Bertamu dan menerima
tamu adalah kegiatan sehari- hari yang sangat familiar di kalangan masyarakat
kita. Sebagai makhluk sosial yang membutuhkan satu sama lainnya, bertamu
menjadi media interaksi sosial antar tetangga. Karena tujuan silaturahim adalah
untuk kebajikan, maka dibutuhkan etika agar membawa berkah baik bagi tamu
maupun sang tuan rumah, meskipun itu keluarga kita sendiri.
Seringkali kita
melupakan soal etika bersilaturahmi ini, padahal itu sangat penting
diperhatikan untuk menciptakan suasana yang menyenangkan saat bersilaturahmi.
Tak hanya etika bagi tamu yang ingin bersilaturahmi, tuan rumah pun mempunyai
etika menerima tamu. Misalnya, memperlakukan tamu dengan baik, menghidangkan
makanan yang memuaskan tanpa harus bermewah-mewah, dan membuat tamu merasa
nyaman berada di rumah kita.
Andai saja kita tahu
betapa besarnya manfaat silaturahmi, niscaya sepanjang waktu rasanya ingin
selalu bersilaturahmi. Setidaknya silaturahmi yang terjalin dengan baik akan
menambah saudara baru dan mempereratnya, menambah wawasan dan ilmu.
Sering sekali diantara
kita terjadi salah paham karena lemahnya komunikasi akibat jarangnya
bersilahturami. Pendek kata silaturahmi yang teratur dan terprogram dengan baik
adalah bagian kunci suksesnya hubungan persaudaraan kita ini.
Berikut adalah beberapa
etika bersilaturahmi:
Untuk Tuan Rumah
· 1. Selalu bersikap dan
berbicara ramah.
· 2. Menampakkan kegembiraan dengan kehadirannya.
· 3. Jangan hanya mengundang orang-orang yang berada/kaya untuk jamuan dan
mengabaikan orang-orang yang kurang mampu.
· 4. Tidak memaksakan diri mengundang tamu.
· 5. Jangan membebani tamu untuk membantu.
· 6. Hendaklah segera menghidangkan makanan untuk tamu, karena yang demikian itu
berarti menghormatinya.
· 7. Jangan tergesa-gesa untuk mengangkat makanan hidangan sebelum tamu selesai
menikmati jamuan.
· 8. Mengantar tamu hingga di
luar pintu rumah. Ini menunjukkan penerimaan tamu yang baik dan penuh
perhatian.
Untuk Tamu
· 1. Memilih waktu berkunjung
yang tepat, bukan pada saat orang beristirahat.
· 2. Mengetuk pintu secara wajar, jangan menggedor pintu.
· 3. Ucapkan salam dengan sopan dan tidak berteriak.
· 4. Ucapkan salam maksimum tiga kali, jika tidak ada jawaban, sebaiknya kembali
lagi lain kali.
· 5. Tanyakan pada tuan rumah apakah ada acara atau kegiatan lain.
· 6. Jika bertamu karena undangan sebaiknya tidak terlambat.
· 7. Tidak memilih-milih undangan.
· 8. Jangan terlalu lama bertamu.
· 9. Jika harus menginap, tidak boleh lebih dari tiga hari, kecuali jika tuan
rumah yang meminta.
· 10. Pulang dengan hati lapang dan memaafkan kekurangan yang terjadi.
· Mudah-mudahan dengan
etika di atas, dapat membuat hubungan antar kita menjadi lebih harmonis lagi.
