FORMASI PNS

FORMASI PEGAWAI

—  Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000, Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi dalam jangka watu tertentu

—  Formasi adalah penetuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

                Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan

Macam-macam Formasi

—  Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat

adalah formasi bagi Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat

•       Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah

adalah formasi bagi Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Daerah

Hal-Hal yang harus diperhatikan dalam menetapkan formasi

—  Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang ada

—  Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat

—  Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti pensiun, meninggal dunia

—  Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan

PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI

—  Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya

—  Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau Promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong

—  Selama beban kerja tidak berubah, komposisi jumlah pegawai tidak berubah

—  Kebutuhan Pegawai Dinyatakan Dalam  Jabatan   Syarat Jabatan, dan Kompetensi

—  Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta Jabatan yang Menggambarkan Jumlah, Kualifikasi, dan Kompetensi

SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

—  SISTEM SAMA, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja

—  SISTEM RUANG LINGKUP, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.

TUJUAN FORMASI

—  ADALAH agar satuan-satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi

ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI

Analisa kebutuhan dilakukan berdasarkan :

1. Jenis Pekerjaan

adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, contoh pengetikan, penelitian, perawatan orang sakit

2.       Sifat Pekerjaan

adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu.

3.       Analisa beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentu

Analisa beban kerja dalam jangka waktu tertentu adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka watu tertentu

Perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka waktu tertentu adalah kemampuan seseorang pegawai untuk menyelesaikan jenis pekerjaan  tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau pengalaman

4.       Prinsip pelaksanaan Pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasiyang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

5.       Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya semakin tinggi mutu perlatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan

6.       Jenjang dan jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia

Jenjang dan jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam masing-masing satuan organisasi harus selalu diperhatikan dalam menentukan formasi. Dengan demikian dapat dipelihara piramida kepangkatan dan jabatan yang sehat

7.       Kemampuan Keuangan Negara

Faktor  kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi PNS.

ANALISA JABATAN

Analisa kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisa jabatan.

Analisa Jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

Analisa Jabatan meliputi :

1.       Uraian Jabatan atau Uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan

2.       Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan yaitu, keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu

3.       Peta Jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam struktur organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan tingkat yang paling tinggi.

Jabatan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara. Jabatan struktural juga merupakan jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.

Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang  Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/dan atau keterampilan tertentu serta bersifat mandiri.

PENGADAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL

Adalah kegiatan mengisi formasi yang lowong sebagaimana diatur dalam PP Nomor 98 tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 11 tahun 2002 tentang pengadaan PNS.

Pengadaan PNS harus berdasarkan kebutuhan baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan.

Pengadaan PNS harus didasarkan atas syarat-syarat objektif yang telah ditentukan dan tidak boleh didasarkan atas jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan atau daerah.

Pengadaan PNS hanya diperkenankan dalam batas formasi yang telah ditetapkan, dengan memprioritaskan :

1. Pegawai pelimpahan/penarikan di Departemen/Lembaga Pemerintahan atau non Departemen/Pemerintahan Daerah yang kelebihan pegawai.
2. Siswa/mahasiswa ikatan dinas, setelah lulus dari pendidikannya
3. Tenaga kesehatan yang telah selesai melaksanakan masa bakti sebagai pegawai tidak tetap
4. Tenaga lain yang sangat diperlukan

PERSAYARATAN PNS

1.       WNI

2.       Pada saat diangkat sebagai CPNS, berusia sekurang-kurangnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun.

3.       Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.

4.       Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai PNS atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta

5. Tidak berkedudukan sebagai Calon/Pegawai Negeri
6. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan keterampilan yang diperlukan
7. Berkelakuan baik
8. Sehat jasmani dan rohani
9. Bersedia ditempatkan diseluruh wialaya Republik Indonesia atau negara lain yang ditentukan oleh pemerintah
10. Syarat lain yang ditentukandalam persyaratan jabatan

KEGIATAN PENGADAAN PNS

1. Perencanaan

Dalam perencanaan ditentukan persyaratan yang harus dipenuhi, kapan pengadaan PNS itu diadakan dan siapa yang diberi tugas dalam pengadaan.

2.       Pengumuman

Setiap kegiatan pengadaan pegawai harus diumumkan seluas-luasnya melalui media masa yang tersedia dan atau bentuk lainnya yang mungkin digunakan sehingga kegiatan tersebut diketahui umum.

Pengumuman tersebut harus dilakukan selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari sebelumnya tanggal penerimaan lamaran.

                 Pengumuman tersebut dicantumkan antara lain:

—  Jumlah dan jenis jabatan yang lowong

—  Kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan

—   Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar

—   Alamat dan tempat lamaran diajukan

—  Batas waktu pengajuan lamaran

—  Waktu dan tempat seleksi

—  Lain - Lain yang dipandang perlu.

3.       Pelamaran

Surat lamaran ditulis dengan tangan sendiri. Surat lamaran ditujukan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian, dengan melampirkan :

                a. Fotocopy STTB/Ijazah yang disahkan Pejabat yang       berwenang

                b. Kartu tanda pencari kerja dari Dinas Tenaga Kerja        setempat

                c. pas foto menurut ukuran dan jumlah yang ditentukan

4. Penyaringan

Penyaringan pelamar dilaksanakan dalam 2 tahap yaitu pemeriksaan/seleksi administratif dan ujian penyaringan.

5. Pemanggilan Pelamar

                 Pelamar yang memenuhi syarat, dipanggil secara tertulis untuk mengikuti ujian penyaringan. Pemanggilan dilakukan secara fungsional oleh pejabat yang disertai tugas urusan kepegawaian. Untuk menghindari keterlambatan atau tidak diterimanya surat penggilan tersebut, maka disamping pemanggilan dilakukan secara tertulis, juga dilakukan dengan pengumuman melalui media massa

6. Ujian

                Ujian penyaringan dilaksanakan dengan tes kompetensi serta tes kepribadian (psikotest).          

                Untuk menjamin objektivitas dan kecepatan dalam pelaksanaan, ujian diselenggarakan secara tertulis, sehingga dapat diikuti oleh lebih banyak pelamar secara serentak.

7. Pengumuman Pelamar yang diterima

                Pejabat Pembina Kepegawaian setelah menerima daftar nama dan nomor serta nilai ujian peserta dari Panitia Ujian, menetapkan pelamar yang dinyatakan diterima berdasarkan urutan nilai tertinggi sesuai dengan jumlah lowongan dan kualifikasi pendidikan yang tersedia.

                Pejabat Pembina Kepegawaian atau Pejabat lain mengumumkan nomor peserta ujian yang ditetapkan diterima melalui media massa dan bentuk lainnya. Selain itu kepada pelamar yang diterima disampaikan pemberitahuan secara tertulis melalui surat tercatat. Dalam pengumuman dan surat pemberitahuan tersebut, diinformasikan kapan, dimana, kepada pejabat mana, dan batas waktu untukmelapor bagi pelamar yang diterima.

                Batas waktu melapor sekurang-kurangnya 14 hari kerja terhitung mulai tanggal dikirimkan surat pemberitahuan tersebut.

                Pelamar yang ditetapken diterima wajib melengkapi dan menyerahkan kelengkapan administrasi kepada Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang ditunjuk, yaitu :

                a. Fotocopy ijazah /STTB yang telah disahkan oleh pejaabat         yang berwenang.

                b. Daftar Riwayat Hidup sesuai dengan ketentuan yang berlaku

                c. Pas Foto ukuran 3X4 cm sesuai kebutuhan

                d. Surat Keterangan Catatan Kriminal/berkelakuan baik                 dari Polri

                e. Surat keterangan sehat rohani dan jasmani serta tidak mengkonsumsi/ menggunakan narkoba, psikotropika, prekursor dan zat adiktif lainnya dari dokter

                f. Kartu Pencari kerja dari Dinas Tenaga Kerja

g. Surat pernyataan tentang :

                1. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan

                2. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri atau tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta.

                3. Tidak berkedudukan sebagai calaon/Pegawai Negeri

                4. Bersedia ditematkan diseluruh wilaya Republik Indonesia  atau negara lain yang ditentukan oleh Pemerintah

                5. Tidak menjadi anggota /pengurus partai politik

                6. Fotocopy sah surat keterangan dan bukti pengalaman kerja bagi yang telah memiliki pengalaman kerja

8. Pengangkatan Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil

                Pejabat pembina Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah menyampaikan daftar pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan dan ditetapkan diterima untuk diangkat sebagai CPNS kepada Kepala BKN untuk mendapat NIP menurut tata cara yang ditentukan.

                Kepala BKN memberikan NIP bagi yang memenuhi syarat, sebagai dasar bagi Pejabat Pembina Kepegawaian untuk menetapkan keputusan pengangkatan CPNS