Etika Bertelepon

Etika Berbicara Ketika Melakukan Panggilan Telepon Keluar dan Menerima Panggilan Telepon Masuk

a.      Etika Berbicara Ketika Melakukan Panggilan Telepon Keluar

1.      Ucapkan salam (selamat pagi/siang/sore) begitu telepon diangkat oleh penerima telepon.

2.      Setelah mengucapkan salam, sebutkan nama dan perusahaan anda, lalu utarakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang anda tuju. Misal: “Saya Elsa dari PT ZAYN MALIK, bisa berbicara dengan Bapak Kurniawan dibagian pemasaran?

3.      Apabila orang yang dicari sedang sibuk/tidak ada di tempat, dan anda disarankan untuk menghubungi kembali, segera ucapkan terimakasih bahwa anda akan menghubungi kembali beberapa saat kemudian. Hindari sekali-sekali menggerutu atau mengeluarkan kalimat perintah, seperti: “Cepat ya catat nama saya, saya akan telepon 1 jam lagi.” Sebaiknya utarakan dengan santun “Baiklah, saya akan menghubungi kembali 1 jam lagi, terimakasih selamat pagi/siang/sore.”

b.      Etika Berbicara Ketika Melakukan Panggilan Telepon Masuk

1.      Ucapkan salam (selamat pagi/siang/sore) begitu anda mengangkat gagang telepon, hindari mengangkat telepon lebih dari 3x dering, sebutkan nama anda dan dari perusahaan/instansi mana. Misalnya: “Selamat sore, dengan Elsa PT ZAYN MALIK, ada yang bisa saya bantu?.”

2.      Bila penelepon menjawab dan menanyakan “Apakah bisa bicara dengan Bapak Susilo.” Sebelum menjawab keberadaan Bapak Susilo tersebut sebaiknya anda tanyakan terlebih dahulu, siapa nama penelepon, dari perusahaan mana serta apa keperluannya. Misalnya: “Maaf dengan siapa saya berbicara dan dari perusahaan mana pak/bu?” setelah itu tanyakan keperluannya. Misalnya: “Maaf kalau boleh tau, ada keperluan apa pak/bu?”

3.      Setelah penelepon menyampaikan identitas diri, perusahaan dan keperluannya kemudian mintalah waktu untuk menyambungkan dengan atasan anda. Misalnya: “Bisa ditunggu sebentar, saya akan sambungkan dengan Bapak Susilo.” Selanjutnya sampaikan kepada Bapak Susilo bahwa ada yang ingin bicara, apabila Bapak Susilo bersedia menerima telepon segeralah telepon disambungkan.